La gestione dell'ufficio è un'area professionale incredibilmente varia e gratificante. Il curriculum di un responsabile di ufficio deve far trasparire l'abilità del candidato di interfacciarsi con una miriade di situazioni e problematiche diverse. Ma come si fa a scrivere un curriculum che copra un'area di competenza così ampia? Ed è proprio necessario includere tutto? All'interno di questa breve guida vedremo come:
- creare un curriculum da responsabile di ufficio che sia completo e su misura per il ruolo in questione;
- quali sono gli aspetti da evidenziare per convincere il responsabile delle assunzioni che sei in grado di gestire un ambiente di lavoro;
- assicurarsi di utilizzare le giuste parole chiave per superare la selezione degli ATS;
- sfruttare la struttura del tuo curriculum per mettere in evidenza le tue competenze nel settore.
Servendoci di un esempio di curriculum da responsabile di ufficio e del nostro Editor online per la creazione del CV, ti aiuteremo a capire come convincere il potenziale datore di lavoro del fatto che la sua vita sarà molto più semplice se solo deciderà di assumerti e come superare la scansione delle parole chiave effettuata dai software ATS con un punteggio elevato.
Come averla vinta sull'algoritmo dei software ATS
Il lavoro dei sistemi di selezione automatica del personale – i cosiddetti Applicant Tracking System (ATS) – si basa sull'analisi delle parole chiave presenti nei curriculum. Proprio perché il curriculum di un responsabile di ufficio può essere estremamente vario, sarà la scelta delle parole chiave a fare la differenza. Se il software ATS non riconosce abbastanza parole chiave rilevanti, il tuo curriculum rischia di non arrivare nelle mani – o meglio, sullo schermo – del responsabile delle assunzioni. La selezione delle parole chiave deve pertanto essere effettuata analizzando attentamente l'annuncio di lavoro, prendendo in considerazione la descrizione dell'impiego e le mansioni previste.
Esempio di Profilo Professionale: gestisci la tua immagine
Nel giro di poche righe, devi essere in grado di far trasparire l'immagine di una persona "in grado di fare qualsiasi cosa", o quasi. Sono tutti capaci di scrivere un elenco di mansioni e responsabilità, ma non tutti riescono a spiegare in modo persuasivo e coinvolgente come e perché svolgono il proprio lavoro. I datori di lavoro devono poter aver fin da subito la sensazione di potersi fidare di te e di come fai il tuo lavoro, ed è solo tramite un approccio più personale che li convincerai. Il profilo è la sezione ideale per puntare su questo approccio.
Responsabile di ufficio dinamica, con vasta esperienza nella supervisione e l'organizzazione delle attività aziendali al fine di assicurare un ambiente di lavoro sereno e produttivo. Abile nel fornire un eccellente supporto amministrativo giornaliero alla direzione e al personale. In possesso del certificato professionale internazionale SHRM e sempre intenta a crescere sia dal punto di vista personale che professionale.
Esempio di Esperienza Lavorativa: punta sugli aspetti più rilevanti
Se pensi a tutto ciò che un responsabile di ufficio è chiamato a fare nel corso di un mese, ti ritroverai a compilare una lista infinita di responsabilità e mansioni. La sfida nello scrivere la sezione relativa all'esperienza lavorativa sta nel fatto che hai solo poche righe a disposizione in cui concentrare tutte le infinite sfaccettature della tua professione e tutte le esperienze accumulate nel corso di anni. È importante fornire al futuro datore di lavoro una panoramica completa di ciò che sai fare, suddividendo abilità e competenze tra i diversi lavori elencati. È buona prassi dedicare maggiore spazio ai ruoli ricoperti più di recente, senza però trascurare i lavori passati, i quali non sono esenti dal giudizio critico del lettore. Sfrutta ogni singola frase che compone il tuo CV.
Responsabile ufficio presso Studio di Architettura Franzini, Roma
luglio 2017 - Presente
- Supervisione delle attività giornaliere finalizzata a promuoverne l'efficienza.
- Organizzazione del calendario, organizzazione di viaggi ed eventi.
- Gestione dei fornitori e degli acquisti di forniture, software e servizi per l'ufficio.
- Controllare l'effettiva implementazione delle norme aziendali e delle norme anti Covid.
- Assistere il commercialista con il libro paga dell'azienda, le fatture da pagare, i crediti, i rimborsi spese e altri questioni legate alla contabilità dell'azienda.
- Interfacciarsi con i clienti su questioni relative ai progetti, fornendo il supporto necessario per garantirne l'andamento senza intoppi.
Responsabile ufficio presso Palazzo Fiuggi, Fiuggi (FR)
marzo 2014 - giugno 2017
- Figura di riferimento nella gestione delle operazioni d'ufficio di uno dei più frequentati e celebrati centri benessere terapeutici del centro Italia.
- Supervisionare tutte le operazioni di front office al fine di assicurare un servizio eccezionale e memorabile, raggiungendo un tasso di soddisfazione e fidelizzazione degli ospiti molto elevato.
- Rispondere e gestire le chiamate, coordinare le prenotazioni, e provvedere all'assistenza e al follow-up dei clienti.
- Assistere nelle operazioni promozionali degli eventi attraverso l'implementazione di campagne di email marketing efficaci.
Esempio di Sezione Competenze: il giusto mix
Il ruolo di responsabile di ufficio può essere talmente vario che è importante includere il giusto mix di competenze tecniche (hard skill) e competenze trasversali o comportamentali (soft skill) nel tuo curriculum, accompagnate da esempi concreti dove possibile. Tuttavia, nel caso di competenze che richiedano più parole per essere spiegate o affiancate da esempi, ti consigliamo di sfruttare a tuo vantaggio la sezione relativa all'esperienza lavorativa, mantenendoti invece conciso nella sezione delle competenze, anche conosciuta come il tuo elenco di parole chiave.
Esempio di Sezione Competenze personalizzabile
- Customer service
- Capacità gestionali e relazionali
- Amministrazione e contabilità
- Flessibilità e multitasking
- Conoscenza dei software gestionali
Esempio di Istruzione e Formazione nel curriculum da Responsabile Ufficio
Per quanto una laurea in Economia Aziendale o Marketing siano ben viste, molti responsabili di ufficio si sono costruiti da soli, scalando i ranghi amministrativi. Ma se è vero che una conoscenza complessiva di come funziona un'azienda è considerata più importante di una qualifica teorica, è vero anche che è sempre bene elencare tutti i titoli di studio rilevanti per la posizione, così come eventuali corsi di formazione e specializzazione seguiti.
Certificazione internazionale SHRM CP (Certified Professional), Society for Human Resources Management
2015
- Corso di preparazione presso la GEMA Business School di Roma
Laurea in Scienze della Comunicazione, Università degli Studi Roma Tre, Roma
settembre 2010 - luglio 2013
Layout e design del tuo CV: è una questione di prime impressioni
La natura pratica del tuo ruolo dovrebbe riflettersi nelle linee pulite e ordinate del tuo curriculum. Non esagerare nemmeno in termini di lunghezza: no alle descrizioni prolisse, sì a un linguaggio efficace e diretto. Resisti alla tentazione di includere TUTTO: lo spazio bianco all'interno del tuo CV è un tuo alleato in quanto consente al lettore una frazione di tempo per riordinare i suoi pensieri prima di passare alla sezione successiva.
Consigli chiave per il tuo CV da Responsabile Ufficio
- Metti in evidenza la centralità del tuo ruolo all'interno dell'azienda.
- Descrivi il tuo impatto sui diversi i livelli e le molteplici attività interne all'azienda.
- Sfrutta il tuo profilo professionale per far vedere al potenziale datore di lavoro com'è lavorare con te.
- Fai trasparire un mix di competenze tecniche e trasversali, riportando esempi concreti e risultati specifici.
- Assicurati che il layout del tuo curriculum metta in evidenza i tuoi risultati.
- Individua nel tuo percorso le azioni che ti hanno portato ai risultati desiderati, concentrandoti su: cosa, come, dove, quando e perché.
