Lettera di presentazione Segretaria: struttura e consigli
Intestazione della lettera di presentazione
Nel caso della corrispondenza scritta, questa sezione corrisponde alla cara vecchia carta intestata: in passato, tutte le aziende erano solite acquistare risme di carta prestampate in modo da contenere questo elemento informativo in cima alla pagina o in calce.
Oggi, nella corrispondenza elettronica, questa sezione è conosciuta come intestazione e la sua funzione principale è la stessa: fornire tutte le informazioni necessarie (nome, occupazione, indirizzo, numero di telefono ed e-mail) affinché il destinatario della lettera sappia come ricontattarti.
Inoltre, l'intestazione ha una seconda funzionalità: creare uno "spazio di respiro" visivo e dare un tocco di stile. Infatti, mentre scrivere il corpo della tua lettera in viola per attirare l'attenzione del lettore non è appropriato, un tocco di colore nell'intestazione può rendere il tuo documento più accattivante da un punto di vista grafico-visivo senza togliere nulla alla sua professionalità. In questa sezione puoi permetterti di essere più creativo nelle scelte tipografiche e di layout, tenendo a mente che il tuo obiettivo è migliorare l'aspetto del tuo documento. La prima reazione del tuo destinatario, una volta aperto il file e data una rapida occhiata, dovrebbe essere: "Però! Che bella lettera".
Per farti un'idea di come un'intestazione ben progettata, dai un'occhiata ai nostri esempi e modelli di lettere di presentazione gratuiti su CVapp.it. Scegli il design che più ti rispecchia e rendilo tuo!
Formula di apertura della lettera di presentazione
"Gentile Sig. X", "Gentile Sig.ra Y" e "Gentilissimo Dott. Z" sono tutte formule di saluto appropriate per aprire qualsiasi lettera commerciale e, per estensione, la tua lettera di presentazione.
L'era della posta elettronica ha allentato le regole formali della corrispondenza scritta, tanto che oggigiorno siamo sempre più abituati a inviare e ricevere mail che iniziano con un "Buongiorno" o addirittura un "Ciao". Detto questo, meglio non rischiare quando c'è la tua carriera di mezzo: nel dubbio, meglio essere più formali.
Gent.mo Sig. Todeschini,
Introduzione della lettera di presentazione
Il tuo primo paragrafo ha il compito di avviare la lettera con un "vroooom"! Identifica la posizione in cui ti vedi e per la quale ti stai candidando, e metti in evidenza le qualità che ti rendono il candidato ideale utilizzando un linguaggio energico che stimoli l'interesse del tuo interlocutore.
Presta attenzione al tuo tono: c'è una linea sottile che separa "energico e sicuro di sé" da "arrogante e maleducato". Usa frasi assertive e informative che parlino di te e delle tue motivazioni.
Ho letto con grande interesse l'annuncio sul vostro sito relativo alla posizione di segretaria con esperienza nel digitalizzare il gestionale aziendale, organizzando il flusso di lavoro e la comunicazione intra-aziendale, e ho ritenuto opportuno inviarle il mio curriculum vitae in virtù della mia esperienza come segretaria presso due aziende che hanno abbracciato la digital transformation.
Corpo della lettera di presentazione
Nei due o tre paragrafi centrali della tua lettera, dovrai articolare il tuo discorso di presentazione e “promozione” di te stesso.
Puoi decidere di concentrarti sulla tua istruzione e formazione, sulle tue competenze o sulle tue esperienze lavorative, purché tu metta in evidenza come queste ti rendono un candidato ideale per la posizione. Cerca di essere il più specifico possibile, servendoti di aneddoti, fatti e cifre che facciano trasparire le tue abilità.
Ho spiccate abilità organizzative che si sono rivelate utili nel processo di riorganizzazione delle attività aziendali secondo l'ottica digitale. Inoltre, con i miei precedenti datori di lavoro, ho adottato una strategia "mobile first", utilizzando app che permettevano ad entrambi di tenerci informati e aggiornati in movimento: non ho bisogno di essere seduta nello stesso ufficio per essere sempre sul pezzo!
Nel promuovere la trasformazione digitale delle operazioni della mia ultima azienda, ho ridotto il lavoro d'ufficio del 95% e ho migliorato l'efficacia sia dei risultati di audit che dei progetti di analisi aziendale, con un risparmio annuale di circa 25-30 mila euro.
Sono abituata a gestire un'agenda fitta, coordinando 25-30 riunioni e pranzi aziendali alla settimana per un totale di 40-90 partecipanti.
Dal momento che il ruolo di segretaria presso Arket prevede responsabilità di project management e decision making, la mia esperienza nel gestire oltre trenta eventi e conferenze gioca a mio favore. Sono abituata a fare ricorso al mio spirito d’iniziativa e alle mie abilità comunicative per superare eventuali problemi e trovare soluzioni in modo indipendente. Non sono affatto il tipo che corre dal capo per chiedere aiuto, a meno che non ce ne sia davvero bisogno.
Lo stress che caratterizza il mondo degli affari moderno richiede che una segretaria sia in grado di offrire un sostegno psicologico oltre che operativo. Il mio ruolo è quello di una cheerleader emotiva nonché di un paio di mani affidabili. Per questo motivo, ritengo che una connessione a livello personale sia estremamente importante e gradirei l'opportunità di un colloquio conoscitivo per poter meglio capire se siamo un buon match.
Conclusione della lettera di presentazione: la tua Call to Action
Chiudi la tua lettera su una nota positiva ed entusiasta, includendo una "Call to Action": manifesta il tuo interesse ad essere ricontattato per un colloquio conoscitivo o offriti di richiamare tu stesso entro le prossime due settimane per un follow-up.
In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti e porgo cordiali saluti.
Come firmare la tua lettera di presentazione
Semplice: chiudi con un classico "Cordiali/Distinti saluti" seguito da uno spazio e dalla tua firma. Volendo, puoi decidere di inserire una firma digitale in calce al documento, anche se nella corrispondenza elettronica non è considerata necessaria.
Distinti saluti,
Sabrina Dini
