Questo articolo analizza l'importanza di una buona lettera di dimissioni e fornisce dei consigli pratici su come scriverla, aiutandoti a migrare verso un nuovo impiego senza bruciarti i ponti alle spalle.
L'importanza di una buona lettera di dimissioni
La prima cosa da tenere a mente è che, in alcuni contesti lavorativi più di altri, la lettera di dimissioni costituisce un documento ufficiale con implicazioni legali. In base a quanto stipulato nel tuo contratto, potresti essere tenuto a dare un preavviso di dimissioni di due settimane: in questo caso, la tua lettera servirà come prova del fatto che hai rispettato i termini. Ma al di là di questa formalità, ricordati che in momenti come questo è in gioco la tua reputazione professionale.
In genere si spera che, nel momento in cui dai le dimissioni, tu abbia già un posto di lavoro che ti aspetta. Ma nel caso in cui quel lavoro non dovesse durare in eterno, ti ritroverai a doverne cercare un altro. E i tuoi potenziali datori di lavoro futuri potrebbero insistere nel voler contattare i tuoi precedenti capi e colleghi per avere delle referenze, che tu lo voglia o no. A tal proposito, ti consigliamo di chiedere al tuo capo di scriverti una lettera di raccomandazione da poter utilizzare in futuro.
Quindi, anche se detesti il tuo attuale lavoro, è sempre meglio lasciarlo nel miglior modo possibile. Perché la reputazione professionale potrebbe sembrarti un concetto astratto e irrilevante, finché non ti ritroverai ad averne una cattiva. Dopo di che, diventa fin troppo reale. Anche nell'ambito di lavori apparentemente più "banali", è sorprendente quanto sia difficile "lavare via" la macchia di una brutta uscita di scena dal proprio lavoro. Ciò significa che dire al tuo attuale capo che può "metterselo in quel posto" probabilmente non è la strategia migliore per preservare la tua reputazione professionale.
Inoltre, potresti aver diritto a delle ferie arretrate, a un trattamento di fine rapporto o a dei benefici sanitari e pensionistici. Potresti aver bisogno dell'aiuto di un responsabile delle risorse umane che ti spieghi quali sono le tue opzioni: ad esempio, come fare a rinnovare i tuoi benefici pensionistici o estendere la tua assicurazione sanitaria. Vuoi davvero dire al tuo datore di lavoro di andare a buttarsi in un fosso e poi aspettarti piena collaborazione da parte della sua azienda nell'agevolarti l'uscita?
Anche se sei stato trattato ingiustamente nel tuo attuale lavoro, ingoia il tuo risentimento, comportati come un vero professionista e lascia l'ufficio mantenendo buoni rapporti. Alla lunga, sarai contento di averlo fatto.
Modello e struttura di una lettera di dimissioni
Passiamo quindi alla scrittura vera e propria della lettera, prendendo come riferimento un modello di lettera di dimissioni efficace (in modo da fondare la nostra analisi su esempi concreti). I componenti base di una lettera di dimissione sono:
- Intestazione con il tuo nome e le informazioni di contatto
- Nome del destinatario, azienda e indirizzo
- Data
- Formula di apertura
- Primo paragrafo: Comunicazione delle tue dimissioni
- Secondo paragrafo: Espressione di gratitudine per il tempo trascorso in azienda
- Terzo paragrafo: Espressione della tua volontà di aiutare nella fase di transizione
- Opzionale: Motivi per cui hai deciso di lasciare il posto di lavoro
- Formula di chiusura
Esempio di lettera di dimissioni
Prima di analizzare ciascuna sezione nello specifico, diamo un'occhiata a come si presenta una buona lettera di dimissioni:
17/08/20
Gentile Sig. Bridges,
Il giorno che temevo è arrivato. È da tempo ormai che io e mia moglie abbiamo in progetto di trasferirci a Londra e, trovandomi di fronte a un'offerta per una posizione presso la Oakley Inc., ho accettato a malincuore. È con grande dispiacere che rassegno le mie dimissioni, con un preavviso di due settimane a decorrere dalla data odierna. Il mio ultimo giorno lavorativo presso la Hobsons sarà il 29 agosto.
Lavorare al suo fianco mi ha aiutato a crescere, sia personalmente che professionalmente; ho imparato molto dalla tua leadership compassionevole. Grazie per aver sempre messo le esigenze del team prima delle esigenze dell'azienda.
Voglio assicurarmi che la transizione avvenga senza intoppi e sarei pertanto lieto di trasmettere ciò che ho imparato in questi anni al mio successore.
Spero vivamente che le nostre strade si incrocino nuovamente in futuro. Auguro a lei, al nostro team e all'azienda tutto il meglio.
Un caro saluto,
Travis Howell
Esempi e struttura di una lettera di presentazione
Qui troverai alcuni consigli su come scrivere una lettera di dimissioni usando la struttura e il formato corretti.
Intestazione
L'intestazione in cima alla pagina (che ha la stessa funzione della carta intestata) deve includere il tuo nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.
Molto probabilmente avrai già compilato questa sezione all'interno del curriculum o di lettere di presentazione durante la tua ricerca lavorativa e lo scopo principale resta lo stesso: far sì che il destinatario possa contattarti qualora voglia farlo.
Di solito è meglio fornire il proprio numero di telefono e indirizzo e-mail personali, dato che quelli aziendali potrebbero essere disattivati da un momento all'altro. Tieni presente che la tua lettera verrà probabilmente conservata per anni e che l'azienda potrebbe aver bisogno di contattarti in futuro per comunicarti qualcosa di importante.
Destinatario
Sotto l'intestazione, mantenendoti sempre sulla parte sinistra della pagina, scrivi il nome e la posizione del tuo superiore all'interno dell'azienda, il nome dell'azienda e l'indirizzo, come se stessi indirizzando una busta da spedire per posta. Si consiglia inoltre di includere l'e-mail e il numero di telefono del destinatario.
In questo modo risulta evidente che hai inviato la lettera alla persona giusta. E in caso sorgessero delle domande in futuro relative alle tue dimissioni, sarà facile contattare la persona a cui è stata recapitata la lettera.
Data
Sotto il nome e l'indirizzo del destinatario, lascia uno spazio e scrivi la data odierna – o il giorno, il mese e l'anno in cui consegnerai o invierai la lettera.
Sebbene indicare la data venga spesso considerato superfluo nelle comunicazioni elettroniche, che vengono automaticamente datate, la data in cui hai ufficialmente dato il tuo preavviso ha delle implicazioni legali e contrattuali, quindi è sempre meglio esplicitarla.
Salutation
Formal business letters call for a “Dear Mr.” or “Dear Ms. / Mrs.” followed by the recipient’s last name. But assuming you’re on a first-name basis with your boss, there’s no harm in using his or her first name.
Formula di apertura
Solitamente, le lettere commerciali formali richiedono un "Gentile Sig./Sig.ra" o "Gentile Dott./Dott.ssa" seguito dal cognome del destinatario. Ma, ammesso che tu e il tuo capo vi diate del tu, non c'è nulla di male nell'utilizzare il suo nome proprio e un saluto più informale come "Caro/-a" o "Carissimo/-a".
Primo paragrafo
Senza essere scortese, nel tuo primo paragrafo puoi permetterti di andare subito dritto al punto: lascerai la posizione X presso l'azienda Y a partire dalla data Z.
In altre parole, non serve girarci attorno. Magari, però, cerca di attutire il colpo scegliendo con cura le parole da utilizzare.
Ecco un buon esempio su come scrivere il primo paragrafo di una lettera di dimissioni:
Cara Marjorie,
Dopo otto anni felici in questa fantastica azienda, mi dispiace informarti che lascerò il mio impiego come ingegnere elettronico presso la Acme Gizmos. Il mio ultimo giorno di lavoro sarà quindi venerdì 4 dicembre 2020.
Tieni presente che non è necessario esprimere alcun rimpianto, né elogiare la compagnia che sei in procinto di lasciare. Ma ci sono modi per indorare una pillola che potrebbe risultare piuttosto amara per il tuo datore di lavoro. Detto questo, tu conosci la tua situazione (e il tuo capo) meglio di chiunque altro e, se vuoi andartene mantenendo buoni rapporti, vale la pena di riflettere su come farlo.
In molte lettere di dimissioni si legge che l'impiegato considera come "termine ultimo del rapporto lavorativo" una determinata data; tuttavia, potrebbe non essere chiaro se quello sarà il suo ultimo giorno di lavoro o il primo giorno in cui non si presenterà in ufficio. È sempre meglio essere chiari fin da subito su questo punto – dopotutto, i tuoi colleghi potrebbero volerti organizzare una piccola festicciola d'addio e sarebbe un peccato se lo facessero con un giorno di ritardo.
Secondo paragrafo
Nel secondo paragrafo di una lettera di dimissioni, è consuetudine esprimere gratitudine per l'opportunità di aver lavorato per l'azienda. Ad esempio, potresti accennare a quanto hai imparato, a quanto ti è piaciuto lavorare lì, o a quanto ti mancherà l'ambiente lavorativo.
Ecco un esempio:
Per molti versi, questo è stato il miglior lavoro della mia vita, e ti sono estremamente grata per avermi assunto in un momento in cui avevo poca esperienza in questo campo. Non dimenticherò mai il piacere di lavorare in un'atmosfera così collaborativa, con dei colleghi eccezionali.
Certo, è anche possibile che tu te ne stia andando da un'azienda terribile e da un lavoro che hai detestato dal primo all'ultimo istante. Se è così che ti senti, molto probabilmente il tuo capo lo saprà già. Ad ogni modo, inutile farti paladino di una causa persa: meglio uscire di scena con classe:
Ancora una volta, grazie di cuore per l'opportunità di lavorare ad Acme. All'azienda, e a tutti i miei colleghi che lavorano sodo, auguro tutto il meglio.
Terzo paragrafo
Potresti aver la tentazione di scrivere più di tre paragrafi, soprattutto se ci tieni a far sapere che ti è piaciuto lavorare presso quell'azienda.
Tuttavia, una lettera di dimissioni non dovrebbe mai superare una pagina. Utilizza il paragrafo finale per esprimere la tua disponibilità durante la fase di transizione, mostrandoti volenteroso di aiutare a formare il tuo sostituto o a facilitare in altro modo l'impatto delle tue dimissioni.
Ecco un esempio di cosa scrivere nel paragrafo finale della tua lettera di dimissioni:
Sarei più che felice di aiutare a formare chiunque mi sostituisca, o di fare tutto ciò che è in mio potere per agevolare la transizione. Se dovessero esserci dei problemi, non esitare a contattarmi in qualsiasi momento e, ancora una volta, grazie per questi otto fantastici anni di collaborazione.
Formula di chiusura
Concludi la lettera porgendo i tuoi saluti con un semplice "Cordiali saluti"/"Un cordiale saluto" o, in caso tu sia più in confidenza con il destinatario, "Un caro saluto", seguito dalla tua firma. Se hai intenzione di consegnare una copia cartacea della lettera, firmala nello spazio tra la formula di chiusura e il tuo nome digitato.
Formato della lettera di dimissioni
Attieniti al formato standard delle lettere commerciali per scrivere la tua lettera di dimissioni – proprio come se stessi scrivendo una lettera di presentazione in cerca di un nuovo lavoro. Sfrutta lo spazio in cima alla pagina per inserire un'intestazione fatta come si deve, includendo le tue informazioni di contatto personali, Il nome del destinatario e le sue informazioni di contatto, il nome e l’indirizzo dell'azienda e la data d'invio.
Utilizza un carattere di facile lettura e opta per una dimensione standard tra i 12 e i 10 punti. Il testo dovrebbe preferibilmente essere allineato al margine sinistro a bandiera e non giustificato.
I paragrafi non dovrebbero essere indentati, ma dovrebbero essere separati da uno spazio. Includi un margine di almeno 2 o 2.5 cm a sinistra, a destra, in alto e in basso.
Poiché una lettera di dimissioni è in genere molto breve, potresti ritrovarti con la metà inferiore della tua pagina vuota. In tal caso, puoi optare per dei margini più ampi o aggiungere un po' più di spazio tra i vari elementi della pagina. Cerca di ottenere un layout visivamente equilibrato.
Esempio di lettera di dimissioni standard
17/08/20
Gentile Sig. Bridges,
Con la presente rassegno le mie dimissioni: il mio ultimo giorno di lavoro sarà il 29/08/2020.
Non ho preso questa decisione con leggerezza. Gli ultimi 5 anni presso la Hobsons sono stati una continua fonte di ispirazione, apprendimento e crescita professionale, e per questo sono estremamente grato.
Se posso essere d'aiuto durante la transizione, non esiti a contattarmi. La ringrazio anticipatamente per il suo sostegno e la sua comprensione e
porgo i miei più sinceri auguri di successo a lei e a tutto il team.
Cordiali saluti,
Carla Latimer
Come regola generale, una lettera di dimissioni dovrebbe essere scritta in modo semplice e andare dritta al punto. Non c'è bisogno di entrare nei dettagli sulle ragioni per cui hai deciso di dimetterti né di sprizzare gratitudine da tutti i pori per tutte le opportunità che ti sono state offerte nel corso della tua carriera in azienda.
Non devi una spiegazione a nessuno sul perché stai contemplando un cambiamento di carriera o hai deciso di perseguire un'opportunità lavorativa presso un'altra azienda. Non sei nemmeno tenuto a ringraziare o lodare il tuo datore di lavoro, basta che tu sia professionale e cortese.
In alcuni casi, per qualsiasi motivo, potresti ritrovarti a voler ricorrere a una semplice e cruda lettera di dimissioni che si limiti a informare il tuo datore di lavoro delle tue imminenti dimissioni.
Gentile Sig. Anderson,
Con la presente intendo rassegnare in data odierna le mie dimissioni dalla posizione di assistente legale presso la Anderson&Sons con un preavviso di due settimane. Di conseguenza, il mio ultimo giorno di lavoro sarà l'8 marzo.
Cordiali saluti,
Pauline Winston
Prepara per tempo la tua lettera di dimissioni
Prima di informare il tuo capo delle tue imminenti dimissioni, assicurati di avere già pronta la tua lettera di dimissioni che dovrai consegnare come formalità. Ancora meglio, stampane una copia, firmala, mettila in una busta e consegnala di persona quando dai la notizia.
In alternativa, tieniti pronto a inviarne una copia via e-mail subito dopo averne parlato di persona con il tuo capo. Ricordati che il tempo è essenziale in una situazione del genere – soprattutto se sei tenuto a comunicare formalmente le tue dimissioni con due settimane di preavviso e devi adempiere a questo obbligo contrattuale il giorno stesso.
Inoltre, si consiglia di chiedere al tuo diretto superiore se sta a te informare altri delle tue dimissioni, come ad esempio il dipartimento delle risorse umane o il responsabile dell'ufficio. A seconda della situazione, potresti anche voler chiedere se è opportuno informare fin da subito i tuoi colleghi che stai per lasciare l’ufficio.
Spiegare le tue ragioni (o no)
Il tuo capo, i tuoi colleghi e persino la signora della mensa si staranno probabilmente chiedendo perché te ne stai andando. È una domanda che sorge spontanea, e ti ritroverai a dover formulare una qualche risposta anche solo per soddisfare la mera curiosità delle persone che ti circondano. Ciò non significa che tu sia tenuto a esplicitare le ragioni per cui hai deciso di dimetterti nella tua lettera.
Potrebbe darsi che tu abbia una motivazione più che valida e totalmente comprensibile:
- Sei al 9° mese di gravidanza e vuoi stare a casa con la tua bambina per seguirne la crescita nei suoi primi anni di vita.
- Hai sempre voluto conseguire un master o un dottorato, e ora hai i mezzi per dedicartici a tempo pieno.
- Ti è stata offerta una borsa di studio che prevede i viaggi intorno al mondo per un anno, e questa opportunità non si ripresenterà un'altra volta.
- Sei sulla soglia dei 60 anni, hai risparmiato per tutta la vita, hai appena comprato una nuova barca a vela e…Tahiti ti sta aspettando!
Se così fosse, sentiti libero di esporre le tue ragioni nella tua lettera di dimissioni: dopotutto, non stai offendendo nessuno! In altre parole: non sei tenuto a spiegare le tue ragioni a nessuno, ma – nel caso in cui volessi – sei libero di farlo.
Ti auguriamo una buona "uscita" e tanta fortuna nella tua prossima avventura lavorativa!
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