Cosa sono le competenze organizzative e gestionali?

In questo articolo, scopriremo cosa si intende per competenze organizzative e gestionali nel mondo del lavoro e, nello specifico, cosa inserire nel curriculum per dimostrare di averle. Ti forniremo degli esempi di capacità organizzative e gestionali apprezzate dai datori di lavoro e ti daremo dei consigli per affinare le tue.

Continuando a leggere, troverai la risposta alle seguenti domande:

• Cosa sono le competenze organizzative e gestionali?
• Come includere le capacità organizzative e gestionali nel curriculum?
• Come sviluppare le proprie competenze organizzative e gestionali?

Cosa sono le competenze organizzative e gestionali?

Avere buone capacità organizzative e gestionali nel proprio lavoro significa innanzitutto saper pianificare in modo efficiente il proprio tempo e saper gestire il proprio carico di lavoro. Dichiarando di avere forti capacità organizzative e competenze gestionali nel tuo curriculum, rassicurerai il potenziale datore di lavoro del fatto che saprai rispettare le scadenze che ti verranno date e avrai un impatto positivo sul tuo posto di lavoro.

Le competenze organizzative e gestionali non si limitano solo al carico di lavoro, ma riguardano anche l'ambiente lavorativo. Ad esempio, da un operaio edile ci si aspetta che sappia organizzare il suo furgone e i suoi attrezzi, mentre da un impiegato ci si aspetta una scrivania ordinata.

Le capacità organizzative e gestionali aiutano a migliorare la produttività e contribuiscono al successo di un'azienda, motivo per cui si tratta di competenze importanti per la maggior parte delle professioni.

Quando dici di possedere capacità organizzative e gestionali, di fatto affermi di:

• essere in grado di gestire il tuo tempo e le tue scadenze – è più probabile che una persona con forti capacità organizzative e gestionali rispetti le scadenze e svolga le sue mansioni quotidiane;
• essere in grado di stabilire un ordine di priorità nello svolgimento delle proprie attività;
• apprezzare e saper mantenere un ambiente di lavoro ordinato e pulito;
• saper archiviare correttamente documenti e cartelle.

I diversi tipi di competenze organizzative e gestionali

Qualsiasi candidato può affermare di avere "ottime capacità organizzative e gestionali", ma a cosa equivalgono effettivamente queste qualità sul posto di lavoro?

Saper gestire il tempo

Una gestione efficace del proprio tempo è fondamentale in qualsiasi lavoro. Ad esempio, un autista addetto alle consegne dovrebbe consegnare i pacchi entro una certa ora e portare a termine un determinato numero di consegne al giorno. Un personal trainer dovrebbe assicurarsi di poter gestire diversi clienti concedendosi il tempo sufficiente per spostarsi da uno all'altro. La gestione del tempo è un aspetto che interessa tutti i lavori e, di conseguenza, è un aspetto importante del tuo curriculum. Con una buona capacità di gestione del tempo, puoi pianificare il tuo carico di lavoro e assicurarti di rispettare le scadenze.

Saper delegare

La capacità di delegare non significa solo far sì che gli altri facciano la loro parte, ma anche gestire efficacemente il proprio carico di lavoro e assicurarsi che ciascun compito sia assegnato alla persona giusta. Ad esempio, un direttore finanziario dovrebbe delegare i compiti relativi alle buste paga al membro del team più adatto. Delegare significa organizzare il proprio tempo in modo più efficace, assicurando che le scadenze vengano rispettate e che il personale venga utilizzato al meglio.

Saper definire le priorità

Per essere organizzati, bisogna essere in grado di definire un ordine di priorità per il proprio carico di lavoro. In altre parole, bisogna essere consapevoli di quali compiti devono essere svolti con maggiore urgenza e quali possono invece aspettare. Ad esempio, se un recruiter dovesse decidere tra scrivere un annuncio di lavoro e programmare un colloquio, cosa sarebbe più urgente? La priorità sarebbe fissare il colloquio, nell’ottica del fine ultimo di un recruiter: assumere personale. Un recruiter in grado di riconoscere questa scala di priorità dimostra di possedere competenze organizzative e gestionali.

Saper comunicare

Le capacità comunicative sono una parte imperativa dell'essere organizzati, in quanto è così che si stabiliscono le priorità: delegando e gestendo efficacemente il proprio tempo. Se non si è in grado di comunicare, non si è in grado di organizzare un team né di soddisfare le richieste in modo efficace.

Perché le competenze organizzative e gestionali sono così importanti?

Forti capacità organizzative sono importanti in qualsiasi lavoro. La mancanza di organizzazione può rivelarsi estremamente dannosa per il tuo successo e per quello dell'azienda per cui lavori. Una scarsa organizzazione può portare a:

Perdita di profitto

La mancanza di capacità organizzative può finire col costare denaro a un'azienda. Ad esempio, se un contabile non si assicura che i registri in suo possesso siano accurati, il titolare dell'azienda potrebbe prendere decisioni sbagliate, decisioni che potrebbero rivelarsi dannose per il successo dell’azienda. Mentre, se un contabile si assicura che tutti i documenti siano in ordine, l'accuratezza garantita aiuterà l'azienda a prendere decisioni informate.

Deterioramento dei rapporti con i clienti

Scarse capacità organizzative possono comportare ritardi negli ordini, mancate risposte tempestive alle e-mail e scarsa assistenza clienti. Ti è mai capitato di ordinare qualcosa che ci ha messo mesi ad arrivare o di inviare un’e-mail in cerca di assistenza senza ottenere risposta? Si tratta di situazioni molto spiacevoli per un cliente, situazioni che potrebbero indurlo a rivolgersi altrove e non tornare. Un responsabile delle assunzioni deve assicurarsi che tu sia abbastanza organizzato da garantire un ottimo servizio ai clienti.

Atmosfera negativa sul posto di lavoro

I datori di lavoro vogliono promuovere una cultura positiva poiché questo genera successo. Tuttavia, se i dipendenti non sono organizzati, si creano stress e tensioni sul posto di lavoro, cosa che dovrebbe essere evitata a tutti i costi. Quando i livelli di stress e di tensione sono elevati, si genera un’atmosfera negativa sul posto di lavoro che porta a una scarsa produttività e a difficoltà di fidelizzazione dei dipendenti.

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Le tue soft skills rappresentano alcuni dei tuoi tratti distintivi e giocano un ruolo chiave nel farti notare tra tanti altri candidati. Includere queste qualità intangibili nel tuo curriculum è un modo per mostrarti in linea con la cultura aziendale e far vedere che saresti un buon match.

Come includere le capacità organizzative e gestionali nel curriculum

Quando scrivi il tuo curriculum, metti in evidenza tutte le tue competenze legate alle tue abilità organizzative e gestionali. Ci sono vari modi per farlo.

Analizza e comprendi le tue competenze

Il primo step è analizzare che tipo di competenze organizzative e gestionali possiedi. In cosa eccelli e come puoi trasmetterlo nel tuo curriculum? Non ha senso mentire sulle tue competenze all’interno del curriculum, concentrati solo sulle competenze che davvero possiedi. Ad esempio: segui una particolare strategia di lavoro? Riesci sempre a rispettare le scadenze? Sei il re o la regina dell’archiviazione? Capire quali sono le tue capacità organizzative e gestionali è il primo passo per poterle presentare al responsabile delle assunzioni.

Profilo

Puoi decidere di includere le tue competenze organizzative e gestionali più rilevanti nel tuo profilo professionale, mettendole in risalto mentre descrivi te stesso, la tua esperienza professionale e le tue competenze chiave. Ecco un esempio di profilo da cui prendere spunto:

Esperienza lavorativa

La sezione del curriculum relativa alla tua esperienza lavorativa è probabilmente la più adatta per sfoggiare le tue capacità organizzative e gestionali, poiché ti dà la possibilità di quantificarle e supportarle con cifre, percentuali e fatti concreti riguardanti il tuo successo. Dai un'occhiata all'esempio riportato qui sotto.

Competenze

La sezione dedicata alle competenze può sembrare il campo più ovvio all’interno del CV dove elencare le capacità organizzative, ma deve essere affrontata con cura. Poiché il formato a punti elenco si presta meglio alle capacità che possono essere descritte in una o due parole, è importante scegliere aree di competenza specifiche che aiutino il responsabile delle assunzioni a conoscerti meglio, pur continuando a costruire un quadro coerente con le altre sezioni.

Parole chiave nella descrizione del lavoro

La maggior parte delle aziende di medie e grandi dimensioni utilizza i cosiddetti software ATS (Applicant Tracking System) per filtrare i candidati prima che i loro curriculum vengano inoltrati al responsabile delle assunzioni. Questi algoritmi sono integrati direttamente nei portali di candidatura online e classificano i curriculum in base alle parole chiave presenti nella descrizione del lavoro. Per aumentare le tue possibilità di superare i controlli degli ATS, assicurati di includere nel tuo curriculum alcune tra le parole chiave menzionate all’interno dell’annuncio o in linea con la vision aziendale e il ruolo a cui stai puntando.

Modi per migliorare le tue competenze organizzative e gestionali

Se pensi che le capacità organizzative e gestionali non siano il tuo punto di forza, ecco alcuni consigli su come migliorarle:

• Crea una lista di cose da fare: crea una lista di compiti chiave che vuoi portare a termine e numerali in base al loro grado di priorità.
• Gestisci le scadenze: fissa delle scadenze gestibili, non renderle troppo ambiziose; puoi fissare mini-scadenze giornaliere fino a raggiungere una scadenza settimanale/mensile complessiva.
• Delega: delega responsabilità ove possibile; questo ti aiuterà a rendere il tuo carico di lavoro più gestibile, il che a sua volta migliorerà le tue capacità di gestione del tempo.
• Fai ordine: è impossibile essere organizzati se il tuo ambiente di lavoro è caotico; semplici accorgimenti eliminare fogli, quaderni e taccuini non più necessari o archiviare i file nelle giuste cartelle faranno una grande differenza per le tue capacità organizzative.
• Pianifica: prepara una lista di cose da fare durante il giorno e pianificale assicurandoti di sapere cosa starai facendo a ogni ora della giornata; in questo modo potrai anche programmare riunioni e chiamate, assicurandoti di avere abbastanza tempo per portare a termine il lavoro della giornata.
• Prevedi delle ricompense: premiarti ogni volta che porti a termine un compito sulla tua lista ti aiuterà a rimanere motivato e organizzato; ad esempio, potresti premiarti con un caffè e un biscotto.

Come organizzare il tuo curriculum

Quale modo migliore per dimostrare al responsabile delle assunzioni che sei una persona organizzata se non organizzando il tuo curriculum? Ci sono diversi modi per farlo:

• Layout semplice e chiaro

Assicurati di utilizzare un carattere semplice, come Arial o Calibri, e mantieni lo stesso carattere per tutto il tuo curriculum. Non c’è niente di più disorganizzato di un curriculum dal layout disordinato! Cerca di mantenerlo semplice e chiaro. Un modello di curriculum può semplificarti la vita.

• Sezioni standard 

Suddividi i contenuti del tuo curriculum in sezioni con titoli chiari e comprensibili a tutti. Ad esempio: profilo professionale, esperienza lavorativa e competenze.

• Ordine cronologico inverso

La maggior parte dei curriculum presenta i propri contenuti in ordine cronologico inverso: partendo dai più recenti e andando a ritroso. Assicurati di attenerti a quest’ordine in tutte le sezioni, evitando di elencare le informazioni in ordine cronologico inverso in una sezione per poi cambiarlo in quella successiva. Sii il più ordinato e organizzato possibile.

• Spaziatura standard

Controlla la spaziatura nel tuo curriculum e assicurati che sia la stessa in tutto il documento. Questo dimostra che sei ordinato e lavori in modo organizzato.

• Sintesi

Saper adattare il tuo curriculum in modo da non superare una, massimo due pagine è una competenza di per sé, specialmente per chi ha alle spalle diversi anni di esperienza. Se riesci a mantenere il tuo curriculum conciso, dimostrerai di essere riuscito a organizzarne i contenuti in modo ottimale.

Punti chiave

• Essere consapevoli delle proprie capacità organizzative e gestionali è il primo passo per poterle mostrare al responsabile delle assunzioni.
• Presentandoti con un curriculum curato, ordinato e ben strutturato (layout, carattere, spaziatura, sezioni, ecc.), dimostrerai al responsabile di essere una persona organizzata.
• Le competenze organizzative e gestionali sono essenziali per il successo di un’azienda, motivo per cui sono così importanti per i datori di lavoro.
• Le tue capacità organizzative e gestionali non dovrebbero comparire unicamente nella sezione del CV dedicata alle competenze, ma dovrebbero trasparire da tutte le sezioni del tuo curriculum.