Dimettersi è una questione seria; tuttavia, dato che ci è capitato di sentire storie di persone che hanno dato le dimissioni su WhatsApp (con tanto di emoji!), vale la pena fermarsi a riflettere sul ruolo dell'e-mail di dimissioni a confronto con la più formale e tradizionale lettera.
In sostanza, il presente articolo si concentra suli contenuti dell'e-mail di dimissioni e su come utilizzarla in modo efficace, evidenziandone i punti di incontro e le differenze con la sua antenata: la lettera di dimissioni. Di seguito gli aspetti trattati:
- Quando scrivere un'e-mail di dimissioni?
- Cosa scrivere in un'e-mail di dimissioni e come strutturarla?
- Consigli su come scrivere un'e-mail di dimissioni efficace
- Esempio di e-mail di dimissioni
Quando scrivere un'e-mail di dimissioni
Dato che, al 99,9%, non ti recherai di persona dal responsabile HR della tua azienda per consegnare la tua lettera di dimissioni in formato cartaceo, l'unica opzione che ti resta è comunicare le tue dimissioni via e-mail.
Scrivi un'e-mail breve ma efficace, i cui contenuti saranno più condensati e il tono leggermente meno formale rispetto a una classica lettera di dimissioni, la quale, volendo, puoi comunque scrivere e allgare in formato PDF, invitando il responsabile delle risorse umane a leggerla.
Qual è la differenza tra un'e-mail di dimissioni e una lettera di dimissioni?
Per quanto riguarda i contenuti, nell'e-mail di dimissione non dovrai dilungarti tanto quanto solitamente richiesto da una lettera di dimissioni: vai dritto al punto e includendi solo le informazioni chiave (vedi sotto).
Cosa scrivere in un'e-mail di dimissioni e come strutturarla
Mentre la struttura generale corrisponde a quella di una lettera di presentazione – formula di apertura, introduzione/corpo/conclusione, formula di chiusura e firma–, a livello di contenuti l'e-mail e la lettera di dimissioni sono caratterizzate da tre paragrafi chiave.
Primo paragrafo: Comunicare le dimissioni e fornire maggiori informazioni al riguardo.
Secondo paragrafo: Esprimere la propria gratitudine per la crescita professionale durante gli anni di impiego.
Terzo paragrafo: Chiarire quali saranno gli step successivi e offrire il proprio aiuto per facilitare la transizione.
Consigli su come scrivere un'e-mail di dimissioni efficace
Prima di mettersi a scrivere un qualsiasi testo, è necessario fermarsi a riflettere su cosa si vuole dire e come si vuole dirlo. Un'e-mail di dimissioni ben ponderata ti aiuterà a rendere le ultime temute settimane sul posto di lavoro più facili e meno imbarazzanti. Di seguito trovi alcuni consigli su come scrivere un'email di dimissioni che aiuti ad attutire il colpo.
Includi il tuo nome e la parola "dimissioni" nell'oggetto. L'oggetto di un'e-mail di dimissioni non dovrebbe contenere nient'altro che il tuo nome e la parola "dimissioni". In questo modo, sarà più facile intuire a colpo d'occhio il contenuto della mail e ritrovarla tra le tante, anche nel caso in cui venga inoltrata inter-azienda.
Specifica quale sarà il tuo ultimo giorno. Solo dopo aver controllato almeno tre volte i giorni di preavviso da rispettare, specifica la data corrispondente al tuo ultimo giorno di lavoro.
Mostrati pronto ad aiutare prima di andartene. Il periodo di preavviso, corrispondente ai tuoi ultimi giorni dopo aver dato le dimissioni, è un momento cruciale per l'azienda in quanto deve trovare una nuova persona che si occupi del tuo lavoro. Pertanto, la prima reazione dei tuoi responsabili sarà probabilmente quella di chiedersi come faranno a gestire il tutto. Allevia le loro ansie e assicura loro che farai il possibile per aiutarli a gestire al meglio questo periodo di transizione.
Metti nero su bianco tutte le tue domande. Se hai domande riguardanti la fase di transizione compresa tra la tua e-mail di dimissioni e il tuo ultimo giorno (al termine del periodo di preavviso), ora è il momento giusto per farle. In molti casi, infatti, queste domande richiedono una risposta formale, motivo per cui è bene averle nero su bianco. Non esitare a chiedere: assicurati di avere tutto chiaro!
Fornisci le tue informazioni di contatto. Non sparire da un giorno con l'altro. Includere le tue informazioni di contatto all'interno dell'e-mail di dimissioni – preferibilmente alla fine – consentirà agli ex-capi ed ex-colleghi con cui condividerai la notizia di mettersi in contatto con te, in un futuro vicino o lontano (non si sa mai!).
Esempio di e-mail di dimissioni
Ogni e-mail di dimissioni è unica e profondamente personale, ma il seguente modello può servirti da guida. Ovviamente, sentiti libero di aggiungere ulteriori dettagli una volta fornite tutte le informazioni essenziali:
Oggetto: [IL TUO NOME E COGNOME] – DIMISSIONI
[Alla c.a. di + nome del datore di lavoro/responsabile HR]
[dipartimento/titolo professionale del responsabile]
[nome dell'azienda]
[indirizzo]
[luogo, data]
Gentile Sig./Sig.ra [cognome del datore di lavoro/responsabile],
con la presente rassegno le mie dimissioni, con un preavviso di due settimane a decorrere dalla data odierna. Pertanto, il mio ultimo giorno sarà il [DATA: GIORNO, MESE, ANNO].
Gli ultimi [XX] anni presso [NOME DELL'AZIENDA] sono stati una preziosa occasione di crescita professionale; qui, ho stretto legami e affinato capacità che hanno arricchito il mio bagaglio personale, e per questo vi sono estremamente grato. Tuttavia, è arrivato il momento di imbarcarmi nel capitolo successivo della mia carriera: (facoltativo) lascerò [NOME DELL'AZIENDA] per [RAGIONE PER CUI TI SEI DIMESSO].
Voglio fare il possibile per agevolare questa transizione e sono pronto ad aiutare a cercare e formare la persona che mi sostituirà. La ringrazio per la sua comprensione e colgo l'occasione per porgere i miei più sinceri auguri di successo a tutti i colleghi.
Allego alla presente la mia lettera di dimissioni ufficiale.
Cordiali saluti,
[IL TUO NOME E COGNOME]
[Indirizzo]
[numero di telefono] • [e-mail]
